Mannmiðað spurningakompass

Sjálfsmat fyrir mannmiðaða stafræna stjórnun

Um framtakið þitt

Um hvað snýst framtakið þitt?

Lýstu stafrænu þjónustunni eða framtakinu sem þú ert að meta.

Fyrir hvern er þjónustan eða afurðin?

Lýstu aðalnotendum og þeim sem njóta góðs af þjónustunni.

Hvert er hlutverk þitt innan stofnunarinnar?

Lýstu stöðu þinni og hvar þú ert í skipulagsskipan stofnunarinnar.

Flokkur 1 af 8Settu mannleg þörf og daglegt líf í forgang

Spurning 1 af 3

Við höfum úthlutað reglulegu fjármagni og tíma sem er ætlað til þátttöku notenda, prófana og umbóta.

Mettu hvort stofnunin þín hafi fyrirsjáanlegt, áframhaldandi fjármagn til að taka notendur með, framkvæma prófanir og gera endurteknar umbætur — ekki aðeins verkefnabundna fjármögnun.

Spurning 2 af 3

Til staðar er skýrt skilgreint hlutverk eða starfsemi sem ber ábyrgð á allri notendaferð þvert á teymi/stofnanir.

Mettu hvort einhver beri formlega ábyrgð á heildarupplifuninni frá fyrsta sambandi notanda til lokaniðurstöðu, þ.m.t. öll yfirfærslur milli stofnana.

Spurning 3 af 3

Við erum gagnadrifin og notum viðeigandi upplýsingar og innsýn til ákvarðanatöku.

Mettu hvort ákvarðanir séu upplýstar af notkunargögnum þjónustu, eigindlegri endurgjöf frá notendum, innlagi starfsfólks og greiningum.

Flokkur 2 af 8Tjáðu þig skýrt

Spurning 1 af 2

Við prófum reglulega skilaboð okkar og samskipti með raunverulegum notendum til að tryggja að skilaboðin séu skilin eins og til er ætlast.

Mettu hvort stofnunin þín prófar samskipti kerfisbundið með raunverulegum notendum í raunverulegum aðstæðum og bregst við niðurstöðum.

Spurning 2 af 2

Við tryggjum að öll skilaboð um réttindi, skyldur, tilgang og næstu skref séu rituð á einföldu máli og prófuð með notendum til að ganga úr skugga um að þau séu skilin sem skyldi.

Mettu ekki aðeins hvort leiðbeiningar um einfalt mál séu til heldur hvort þeim sé beitt og staðfest með notendaprófunum.

Flokkur 3 af 8Gefðu fólki óaðfinnanlega upplifun

Spurning 1 af 3

Eigandi notendaferðar þjónustunnar hefur nauðsynlegt umboð og vald til að taka á þverganandi málum.

Mettu hvort sá sem ber ábyrgð á notendaferðinni geti í raun tekið ákvarðanir og úthlutað fjármagni þvert á stofnanir.

Spurning 2 af 3

Notendur geta unnið sig í gegnum allt ferlið án þess að þurfa að endurtaka upplýsingar sem þeir hafa þegar veitt, óháð því hvaða teymi eða stofnanir koma að málinu.

Mettu hvort gögn flæði auðveldlega í gegnum alla ferðina eða hvort notendur þurfi að endurslá upplýsingar á hverjum snertipunkti.

Spurning 3 af 3

Við gætum þess hvort upplifun notenda sé samræmd þvert á teymi og stofnanir og lítum á þetta sem mikilvæga gæðavísi.

Mettu hvaða sönnunargögn og innsýn þú notir til að meta samræmi og gæði notendaferðarinnar yfir tíma.

Flokkur 4 af 8Spurðu einu sinni og endurnýttu

Spurning 1 af 3

Að hvaða marki endurnýtir stofnunin þín nú þegar gögn (löglega og með samþykki) til að fylla fyrirfram út upplýsingar eða veita þjónustu á frumkvæðisgrundvelli?

Mettu allt litróf frá engri gagnanotkun til fullrar frumkvæðisþjónustu sem byggir á þekktum atburðum og réttindum.

Spurning 2 af 3

Við höfum aðgang að lagalegri sérfræðiþekkingu sem þarf til að meta og taka á reglumálum.

Veldu þann valkost sem best lýsir núverandi þroska stofnunarinnar varðandi löglega gagnaendurnýtingu og samþykkiskerfi.

Við höfum ekki skilgreint lagalegan grundvöll, samþykkiskerfi eða samskiptaaðferð.

Við höfum bent á lagalegan grundvöll en samþykkiskerfi og skýringar á einföldu máli hafa ekki verið þróuð.

Við höfum skilgreint lagalegan grundvöll og erum að þróa samþykkiskerfi og samskiptaefni.

Við höfum skilgreint lagalegan grundvöll og komið á samþykkiskerfi en samskipti á einföldu máli eru enn í þróun.

Við höfum skilgreint lagalegan grundvöll til fulls, innleitt samþykkiskerfi þar sem hægt er að skoða/breyta, og útbúið skýrar útskýringar á einföldu máli.

Á ekki við

Spurning 3 af 3

Er sérstakt fjármagn og geta til staðar til að viðhalda gagnagæðum?

Mettu hvort til sé árleg fjárveiting sérstaklega til gagnagæðatryggingar.

Já

Nei

Á ekki við

Flokkur 5 af 8Vertu skilvirk/ur og fyrirsjáanleg/ur

Spurning 1 af 3

Notandinn getur auðveldlega séð nauðsynleg skref, ákvarðanir og upplýsingar fyrirfram og skilið hvað gerist næst og hvers vegna.

Mettu hvort notendur viti frá upphafi hvað ferlið felur í sér, hversu langan tíma það tekur og hvað er ætlast til af þeim.

Spurning 2 af 3

Hefur þú innbyggt mannlega eftirlit og endurgjöf notenda til að greina hvar skilvirkni og sjálfvirkni geta valdið hlutdrægni og gert fólki ógagn?

Mettu hvort til séu aðferðir til að greina þegar hraði eða sjálfvirkni leiðir til ósanngjarnra niðurstaðna.

Já

Nei

Á ekki við

Spurning 3 af 3

Eigandi notendaferðar þjónustunnar hefur nægilegt fjármagn og úrræði.

Mettu hvort eigandi ferðarinnar hafi raunverulegar leiðir — ekki einungis umboðið — til að viðhalda og bæta þjónustuna.

Flokkur 6 af 8Tryggðu aðgengi — skildu engan eftir

Spurning 1 af 2

Eruð þið í samstarfi við og takið stöðugt þátt í viðeigandi hagsmunaaðilum?

Mettu hvort þið greinið kerfisbundið og takið með lykilhópa, þ.m.t. þá sem verða mest fyrir áhrifum af þjónustunni.

Já

Nei

Á ekki við

Spurning 2 af 2

Þegar stafræn þjónusta nægir ekki fyrir notandann getur hann nálgast aðstoðarleiðir eða ónettengdar leiðir sem veita sömu niðurstöður án aukabyrði.

Mettu hvort ólokahæfir valkostir veita raunverulega jafnar niðurstöður en séu ekki einungis varamöguleiki.

Flokkur 7 af 8Hugaðu fram á veginn og verkaðu fyrirbyggjandi

Spurning 1 af 2

Hefur stofnunin komið á sérstakri starfsemi, einingu eða hlutverki (t.d. nýsköpunarstofu, umbreytingaskrifstofu, gervigreindarstjórnunarhópi) til að gera tilraunir og nýsköpun kleift?

Mettu hvort til staðar sé formlegt skipulag sem gerir það öruggt og sjálfsagt að prófa nýjar aðferðir.

Já

Nei

Á ekki við

Spurning 2 af 2

Hefur stofnunin skilgreint viðeigandi framtíðarþarfir eða sviðsmyndir sem geta haft áhrif á starfið?

Mettu hvort þið búið ykkur virkan hátt undir hvernig þarfir fólks eða tækni geta breyst.

Já

Nei

Veit ekki

Á ekki við

Flokkur 8 af 8Vernda friðhelgi og gagnsæi

Spurning 1 af 4

Fær endanotandinn upplýsingar um hvers vegna haft var samband eða þjónusta veitt, á einföldu máli?

Mettu hvort notendur skilji hvers vegna frumkvæðisaðgerð var gripið til og hvað hún þýðir fyrir þá.

Já — sjálfkrafa

Að hluta — eftir beiðni

Nei

Á ekki við

Spurning 2 af 4

Hefur þú notað viðurkenndar aðferðir til að tryggja læsileika og skilning (t.d. leiðbeiningar um einfalt mál, notendaprófanir með nýjum lesendum, læsileikaathuganir)?

Mettu hvort sérstakar, gagnreyndar aðferðir séu notaðar til að tryggja að samskipti séu skiljanlegt.

Já

Nei

Á ekki við

Spurning 3 af 4

Eru upplýsingar um friðhelgi, réttindi og gagnsæi aðgengilegar fyrir endanotandann?

Mettu hvort notendur geti auðveldlega fundið og skilið upplýsingar um hvernig gögn þeirra eru meðhöndluð og hvaða réttindi þeir eiga.

Já

Nei

Á ekki við

Spurning 4 af 4

Getur notandinn auðveldlega afþakkað, leiðrétt gögn eða breytt óskum?

Mettu að hvaða marki notendur geta stjórnað gögnum sínum og óskum — sjálfkrafa, eftir beiðni eða alls ekki.

Já — sjálfkrafa

Að hluta — eftir beiðni

Nei

Á ekki við